Niewielka firma oznacza najczęściej ograniczony budżet na zakup wyposażenia czy na wydatki eksploatacyjne. Równie często okazuje się, że niewielkie przedsiębiorstwo, dopiero rozpoczynające walkę o pozycję na rynku, ma do dyspozycji ograniczoną powierzchnię roboczą. Czy w takich warunkach lepiej sprawdzają się różne urządzenia biurowe, czy może jedno, ale wielofunkcyjne?

Na rynku znajdziemy dzisiaj masę urządzeń ułatwiających prowadzenie firmy. Do wyboru są doskonałej jakości – osobno – skanery i drukarki, po drugiej stronie zaś możemy rozważać zakup ekonomicznych i wszechstronnych urządzeń wielofunkcyjnych. Które z nich przydadzą się bardziej w małych biurach? Czas poznać największe wady i zalety obu opcji.

O jakich wadach możemy mówić w kontekście konkretnych urządzeń?

Z pewnością poszukiwanie dwóch różnych urządzeń i ich poszczególnych parametrów zajmie nam więcej czasu niż jednego, wielofunkcyjnego. Do tego musimy jeszcze zainstalować osobne oprogramowani i sterowniki do każdego z nich, ściągnąć odpowiednie aplikacje i nauczyć się nimi posługiwać. Z drugiej strony urządzenie wielofunkcyjne może być wyposażone w mniej wydajne drukarki, które nie poradzą sobie z ilością zadań w dużych biurach. Jeśli zaś urządzenie wielofunkcyjne zastrajkuje, praca całego biura, w tym obsługa klientów i zamówień, będzie zastopowana do czasu usunięcia usterki.

Zalety osobnych urządzeń i wielofunkcyjnego „kombajnu”

Przy wyborze urządzeń do biura zawsze jest tak, że jedno rozwiązanie idealnie pasujące firmie X, nie będzie odpowiadać firmie Y. Kupując osobno skaner i osobno drukarkę można dokładnie wybrać interesujące nas parametry i z czystym sumieniem wydać nieco więcej na urządzenie, z którego będziemy korzystać częściej. Poza tym, jeśli coś zacznie nam szwankować, będzie to pojedynczy sprzęt: albo skaner, albo drukarka. Praca w biurze nie zostanie wstrzymana na czas naprawy.
Z kolei urządzenie wielofunkcyjne będzie ostatecznie zajmować znacznie mniej miejsca niż dwa osobne urządzenia. Tańsza będzie eksploatacja, ponieważ regularny serwis będzie dotyczyć jednego rodzaju sprzętu konkretnej firmy, nie dwóch czy więcej. Ostatecznie urządzenie wielofunkcyjne jest uniwersalne, a poza możliwością korzystania z drukarki i skanera mamy często też możliwość robienia szybkich kopii czy drukowania wysokiej jakości zdjęć, a nawet nadruków na płytach CD.

Co wybrać do małego biura?

Niewielkie biura potrzebują przede wszystkim rozwiązań kompaktowych, budżetowych i zajmujących mało miejsca. W ten kontekst doskonale wpisuje się niedrogie urządzenie wielofunkcyjne HP 5SE22C, umożliwiające drukowanie w czerni z prędkością 20 stron na minutę w rozdzielczości 4800 × 1200 dpi oraz 1200 × 1200 dpi. Takie urządzenie zajmie mniej miejsca niż dwa osobne sprzęty, za to wykona wszystkie zlecone zadania. Urządzenie kompatybilne jest z powszechnie wykorzystywanymi systemami – Windows 7, Windows 10 oraz Mac OS, co jest oczywistą, dodatkową zaletą.