Przyszłość biznesu jest ściśle związana z adoptowaniem na swoje potrzeby zdobyczy najnowszych technologii informatycznych. Ostatnie wydarzenia, dotyczące wyścigu w rozwoju rozwiązań opartych o AI (Sztuczną Inteligencję) tylko to potwierdzają. Prawidłowe wykorzystywanie technologii w firmie pozwala budować lepsze procesy, zwiększać produktywność, zarabiać więcej i osiągać trwałą przewagę nad konkurencją. Zatrudnianie na własną rekę doświadczonych programistów i informatyków jest jednak niezwykle drogie i wiele firm nie może sobie na to pozwolić. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest zlecanie poszczególnych prac czy projektów na zewnątrz.
W języku istnieje celne spostrzeżenie, mówiące o tym, że nie trzeba kupować całego browaru, aby móc napić się piwa. Na podobnym założeniu powstała usługa, znana jako outsourcing IT. Pozwala ona firmie korzystać z zasobów (ludzi, oprogramowania, sprzętu oraz know-how) partnerów w trybie projektowym lub abonamentowym.
Rozliczenie za efekt
Zatrudnianie wykwalifikowanych pracowników i inwestycja w konieczne w ich pracy narzędzia zawsze wiąże się z ryzykiem. Ludzie mogą źle się czuć w zespole, pracować mniej wydajnie, niż wynikałoby to ze strategicznych założeń, mogłoby się także okazać, że po zamknięciu określonych projektów lub zrealizowaniu zadań, nie ma dla danej osoby tyle pracy, aby uzasadniało to konieczność utrzymywania dla niej etatu. Outsourcing IT minimalizuje takie ryzyka. To firma, świadcząca takie usługi dba o jakość zleconych prac, zarządzanie projektem, przydzielanie zadań poszczególnym członkom zespołu, wyposażanie ich w narzędzia, organizuje szkolenia, etc. Odbiorca po prostu definiuje, jaki efekt pragnie osiągnąć i rozlicza projekt, kiedy zostanie on zrealizowany. Pozwala to zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy i czasu, ale to niejedyna korzyść z takiej współpracy.
Wysokie zaangażowanie, wysoki standard
Osoby pracujące w firmie, świadczącej usługi outsourcingu IT, często odwiedzają swoich klientów kilka razy w miesiącu, poświecając im kilka-kilkanaście godzin. Wbrew pozorom, to nie jest wcale mało – dzięki pracy w wielu projektach jednocześnie, takie osoby są doświadczonymi specjalistami, którym zdiagnozowanie problemu i jego usunięcie czasem potrafi zająć kilka minut, podczas gdy specjalista, będący na miejscu może na te same czynności potrzebować kilku tygodni. Ekspert, pracujący w takim modelu jest też zwykle bardzo zaangażowany w pracę, ponieważ musi skończyć ją w ściśle wyznaczonym czasie i nie ma w nim zbyt wiele miejsca na awaryjne sytuacje.
Adekwatnie do potrzeb
Firmy, zwłaszcza te, które nie działają stricte w obszarze wysokich technologii, na co dzień nie mają wielkich wymagań w tym zakresie. Priorytetem jest po prostu sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa: działanie oprogramowania, wystarczająca liczba urządzeń i licencji na oprogramowanie dla pracowników, szybkie reagowanie w przypadku awarii, raz na kilka lat większy projekt, np. stworzenie strony internetowej lub aplikacji mobilnej. W takiej sytuacji zatrudnianie na pełen etat kilku specjalistów nie ma żadnego sensu. Natomiast niewielki abonament na outsourcing IT pozwala w pełni zaspokoić wszystkie potrzeby i w skali obrotów firmy jest zwykle zupełnie marginalnym kosztem.
Dostęp do narzędzi
Standardowej firmie często nie opłaca się zakup profesjonalnego oprogramowania lub infrastruktury, zwłaszcza sieciowej. Outsourcing IT oznacza także dostęp do oprogramowania partnera. Firmy tego typu z reguły oferują hosting i obsługę sieci na własnych serwerach, pomagają w integracji oprogramowania księgowo-magazynowego, asystują przy wdrożeniu systemów klasy ERP, etc. Zwykle możliwy jest także consulting w zakresie adaptacji nowych technologii do specyfiki działania przedsiębiorstwa: przejście na wydajne CRM-y, zautomatyzowanie obiegu dokumentów, cyfryzacja przedsiębiorstwa, itd. – firmy, które realizują outsourcing IT znają doskonale rynek, a w miarę trwania współpracy poznają także swoich klientów. Są więc w stanie zaproponować i pomóc opanować dokładnie takie rozwiązania, które da się zintegrować praktycznie “bezszwowo”.
Źródło innowacji
Kto świadczy usługi w modelu outsourcingu IT, ten musi znać doskonale rynek i obecne na nim rozwiązania także od praktycznej strony, użytkownika. Dużo wcześniej, dzięki konferencjom, targom, dostępom do wersji “early demo” wiedzą o nowych funkcjach w oprogramowaniu i nowych aplikacjach. To pozwala firmom mniej aktywnym załatać lukę w wiedzy na ten temat. Współpracując stale, firma klienta może liczyć na regularny update w zakresie zmian na rynku i sugestii usprawnień własnego biznesu.
Nie da się dziś prowadzić biznesu, nie korzystając z wielu technologii cyfrowych. Outsourcing IT to usługa, która zapewnia dostęp do nich na rozsądnych pod względem organizacyjnym i administracyjnym warunkach, pozwalając przy okazji lepiej rozpoznać firmie swoje oczekiwania i zapotrzebowanie w tym zakresie. Obsługa informatyczna jest świadczona stale, na wysokim poziomie, przy nieporównywalnie niższym koszcie. To dobry punkt wyjścia do oceny, czy firma potrzebuje własnego działu IT oraz infrastruktury, wartej dziesiątki tysięcy złotych (w najlepszym wypadku).
